C’est un sujet récurrent au sein des entreprises : nous passons beaucoup de temps en réunion, ce qui a un impact sur la productivité. Ainsi, une enquête menée en 2014 par le cabinet Perfony montrait que les trois quarts des cadres estimaient que les réunions leur font perdre du temps, même s’ils étaient 98% à reconnaître qu’elles sont nécessaires en entreprise.
Si le principe même des réunions professionnelles n’est pas remis en cause, il est donc urgent de trouver des solutions pour les rendre plus efficaces et gagner du temps.
Organiser la réunion en amont
80% de la réussite d’une réunion vient de sa préparation en amont qui vous évitera de perdre beaucoup de temps en organisation le jour J. Vous devez prévoir un ordre du jour et un déroulé le plus précisément possible et l’envoyer à tous les participants pour qu’ils puissent en prendre connaissance et réfléchir sur le sujet.
Pensez également à la logistique : chercher une salle ou du matériel au dernier moment est une source de perte de temps et d’énervement supplémentaire.
Limiter les temps de réunion au maximum
Autre chose à prévoir : le temps imparti à la réunion qui doit être le plus court possible. Si plusieurs sujets sont à l’ordre du jour, vous devez avoir prévu pour chacun un temps dédié à ne pas dépasser et ne pas hésiter à le rappeler au début et pendant les débats.
Gérer les participants pour animer les réunions professionnelles
Pendant la réunion, l’organisateur doit avoir un rôle d’animateur et de facilitateur. Comme la préparation de la réunion, ce rôle est clé pour gagner du temps et éviter des débats stériles.
L’organisateur doit créer dès le début de la réunion un climat de confiance pour que chacun se sente libre de s’exprimer sur l’ordre du jour. Ensuite, il doit faciliter les échanges en donnant la parole à l’un ou l’autre des participants et en veillant à ce qu’il soit écouté avant de passer à une autre personne, parfois en reprenant directement la parole à quelqu’un. C’est ce qu’on appelle le « faire parler « et le « faire taire ».
Si le débat tourne en rond ou s’éloigne de l’objectif de départ, c’est également à lui de le recentrer. Enfin, il doit produire un compte-rendu pour entériner les décisions prises.
Limiter le nombre de participants
En règle générale, essayez de limiter au maximum le nombre de participants dans vos réunions. Si vous étiez sur le point d’inviter quelqu’un « pour info », retenez-vous ! Cette personne pourra tout à fait lire le compte-rendu que vous enverrez à la fin de la réunion.
De même, si quelqu’un de non-essentiel ne veut pas ou ne peut pas participer à la réunion, inutile de repousser la date ou l’heure : les décisions se prennent plus vite et plus facilement en petit comité.